오늘은 관리단이 관리회사와 집합건물 관리계약을 체결할 때 체크해야 할 포인트 5가지를 알려드리겠습니다.
집합건물 관리계약, 위탁 방식 VS 도급 방식 결정
“위탁”계약인지? 도급계약인지? 관리실무에서는 양자를 구분해서 사용하고 있는데요,
위탁계약 또는 “위탁제 방식”은 통상 아파트 관리계약에서 사용됩니다. 입주자대표회의는 관리직원을 고용해서 인건비를 지급하고, 관리회사는 직원관리에 따른 위탁수수료를 지급받는 형태입니다.
반면, 오피스텔, 상가, 지식산업센터 같은 집합건물에서는 주로 관리회사에서 직원을 고용하고, 관리단은 관리회사에게 인건비를 포함한 전체 용역비를 지급합니다. 이런 방식을 통상 “도급제 방식”이라고 부릅니다. 따라서 관리회사와 건물관리계약을 체결할 때는 관리직원 고용형태에 따라 위탁제로 할지? 도급제로 할지 결정해야 합니다.
집합건물 관리계약상 관리용역비 정산조항
두 번째로, 체크할 부분은 관리용역비에 대한 정산조항이 있는지입니다.
대법원 판례는 건물관리계약은 민법상 위임계약으로 봅니다.
그리고 관리회사가 입주자대표회의로부터 지급받은 직원 퇴직급여충당금은 위임사무를 처리하는데 필요한 선급비용으로 봅니다. 따라서 실제로 지출되지 않은 금액을 관리회사에 귀속시키기로 하는 약정이 없다면, 입주자대표회의에 반환하여야 한다고 봅니다.(대법원 2015다227376 판결).
관리회사가 건물관리계약을 도급제 방식으로 하길 원하는 주요 이유는 관리용역비를 정액제로 하여, 인건비 (퇴직급여충당금, 국민연금 등 4대보험) 등에서 잉여금이 발생하더라도 관리단에 정산할 의무를 면하려는 경우가 많습니다.
그래서 ① 관리회사 입장에서는 “관리용역 도급비는 매월 000원(부가세 포함)의 정액제로 하고, 상호 추가 청구나 정산을 요청할 수 없다”라고 규정하여, 정산의무를 면하길 원합니다.
반대로 ② 관리단 입장에서는 “관리용역 도급비는 매월 000원(부가세 포함)의 한도 내에서 세부명세서에 따라 지급하고, 계약 종료 시 (또는 매월) 상호 정산하기로 한다”라고 규정하길 원합니다.
따라서 관리단에서는 건물관리계약을 체결할 때에는 관리용역비에 대한 정산의무조항을 넣어서 계약 종료시 이로 인한 분쟁을 예방할 필요가 있습니다.
용역비 세부내역서 작성 및 건물관리계약서에 명시적으로 첨부
세 번째로, 체크할 부분은 건물관리계약서에서 전체 관리인원수 및 관리분야별 관리인원 수기재, 각 인원별 산출내역을 확인할 필요가 있습니다.
규모가 큰 집합건물의 경우에는 건물관리계약서에 세부적인 내역을 기재하기 어렵죠. 그래서 용역비 세부내역서를 별도로 작성하는 경우가 많고, 여기에는 각 관리분야별로 인원수 및 인원별 인건비 내역(직·간접 노무비, 경비 등)등을 기재하고 있습니다.
관리단은 이런 세부내역서를 요청해서 건물관리계약서에 첨부하고, 양자를 일체의 계약으로 작성하는 것이 좋습니다.
향후 관리인원 미달로 용역비 정산을 청구하거나 미지급한 4대보험료나 퇴직충당금이 있을 경우 이 세부내역서에 따라 정산을 요청할 수 있습니다.
집합건물 관리계약의 중도해지 조항
네 번째로, 체크할 부분은 관리계약을 중도에 해지할 수 있는 조항이 있는지입니다.
건물관리계약의 법적성격을 민법상 위임계약이라고 해석한다면 위임계약은 상호 신뢰를 바탕으로 하는 계약이어서 중도해지가 자유롭고 손해배상 의무가 없는 것이 원칙입니다.
다만, 관리회사에서는 명시적으로 일정한 해지사유와 절차 요건을 규정하여 임의해지를 배제하고, 중도해지가 가능하더라도 과대한 위약금 조항을 삽입하고 있어요.
판례 역시 건물관리계약서에 위와 같은 중도 임의해지를 제한하는 명시적인 규정이 있다면 관리단의 중도해지권을 부정하고 있습니다.
따라서 집합건물 관리단에서는 손해배상의무 없는 중도해지권을 확보하려면, ‘신뢰관계 파괴로 관리업무를 위탁함이 현저히 부적당하다고 판단되는 경우’나 ‘관리단 집회결의로 관리업체 변경결의를 한 경우’ 등의 중도해지 사유를 적극적으로 규정하는 것이 좋습니다.
아니면 임의해지를 제한하는 규정을 삭제해서 민법의 위임규정에 따라 임의해지가 인정되도록 하는 것이 좋습니다.
집합건물 관리계약 종료시 인수인계의무 조항
다섯 번째로, 체크할 부분은 관리계약서에 관리사무보고의무와 계약종료시 인수인계 의무조항이 있는지입니다.
관리단에서 관리회사의 관리업무를 적절히 통제하고 감독하기 위해서는 정기적으로, 또는 필요시에 사무보고를 받는 것이 좋습니다.
또 관리자료에 대한 소유권은 관리단에 귀속되고 필요한 경우 언제든지 관리자료에 접근할 수 있어야 합니다.
결어
오늘은 건물관리계약서 작성 시에 꼭 챙겨할 5가지 체크포인트에 대해서 말씀드렸는데요.
앞서 살펴본 사항 이외에도 건물관리계약서 작성 시에는 많은 부분에서 상호 협의와 법적 검토가 필요합니다.
관리실무를 잘 아는 전문가의 도움을 받고 계약서를 작성하시면 당연히 좋겠죠. 앞으로는 관리회사가 제시하는 계약서에 도장만 찍지 마시고, 오늘 말씀드린 5가지 포인트를 꼭 확인하시기 바랍니다.